Être freelance : les 5 outils que j’utilise au quotidien

Après le premier article général vous parlant de mes premiers mois en tant que freelance, je vous avais promis de vous parler plus en détail de mon organisation et des outils que j’utilise au quotidien. C’est donc ce que j’ai choisi de faire aujourd’hui en vous listant 5 outils dont je me sers pour m’aider dans mon quotidien. Cet article sera sans doute amené à être complété plus tard par de nouvelles éditions tant j’aime tester de nouveaux outils pour réussir à trouver ceux qui me conviennent le mieux. Pour l’instant, ces 5 premiers sont ceux que je préfère ! Si vous avez de chouettes outils qui vous aident au quotidien n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires, je suis très friande de nouvelles découvertes ! 😊

Freelancer pour tenir mes comptes

Pour commencer, si je ne devais n’utiliser plus qu’un seul outil, ce serait sans hésiter l’outil de facturation Freelancer-app. Il est pour moi absolument indispensable pour rester à jour au niveau de mes devis, de mes factures à relancer et de l’état global de mes finances mois par mois. Comme je vous le disais dans mon tout premier article, je n’ai absolument aucune connaissance en gestion, en économie ou tout autre secteur qui pourrait potentiellement m’aider à gérer ma comptabilité. Je n’ai donc aucune connaissance non plus en comptabilité et n’ai pas encore de comptable à ma disposition. Freelancer-app remplace presque tout ça en m’aidant à créer mes devis, mes acomptes et mes factures sans que je ne m’y perde. J’ai choisi d’opter pour la version payante qui coûte 50€ à l’année ce qui me semblait être plus que raisonnable pour un service aussi complet. Bien que la version gratuite soit vraiment complète, je peux désormais vraiment personnaliser absolument tout ce que je souhaite. Rien que pour le fait de remercier les développeurs derrière le site cela me semblait aussi normal de la choisir plutôt que la version gratuite. Vos modèles de facture sont pré-établis et vous avez la possibilité de les modifier pour compléter, remplacer ou retirer des paragraphes dans vos Conditions Générales de Vente, obtenir directement vos factures d’acompte selon le pourcentage que vous avez choisi, garder un oeil sur vos dépenses, vos déclarations ainsi que votre comptabilité générale.

Freelancer-app dispose également d’un système de parrainage qui vous permet de profiter d’un mois gratuit lors de votre inscription, soit 3 mois d’utilisation pro plutôt que 2, le parrainage fait également gagner 1 point par abonnement, ce qui équivaut à un an d’utilisation gratuite au bout de 10. Un système plutôt chouette pour un outil très abordable !

Pour me choisir en marraine 😉

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Un tableau excel pour ne pas me perdre

Si l’on m’avait dit un jour que je créerais joyeusement un tableau excel pour mon propre quotidien je crois que j’aurais ri au nez de cette personne. Pourtant c’est de loin le meilleur outil que j’ai pu trouver jusqu’à maintenant pour être bien organisée au niveau de mes comptes. Je tiens donc un tableau excel pour y noter de façon détaillée tous mes revenus et dépenses pour savoir exactement où j’en suis. J’y note la provenance, le jour et la somme exacte reçue ou payée. Pour les personnes ayant plusieurs activités en même temps, vous savez sans doute à quel point il est compliqué parfois de savoir précisément ce que vous avez dépensé ou ce que telle ou telle activité a pu vous rapporter chaque mois. Avoir une vision globale est toujours utile pour savoir où l’on en est et pour cela j’ai tout bêtement choisi d’établir un code couleur pour savoir d’où vient quoi et ainsi discerner mon activité de freelance, les revenus liés au blog ou bien encore ceux liés à la boutique Etsy. Ainsi, tout est clair et je suis certaine de ne pas me tromper sur ce que je dois déclarer.

Bon, en réalité ce n’est vraiment pas un outil miracle et je ne vous apprends sans doute rien du tout mais puisque faisant partie de ces outils que j’utilise régulièrement, ce cher tableur avait donc tout à fait sa place dans cet article.

Airmail pour… mes mails

Côté gestion de mes mails, puisque j’ai beaucoup d’adresses différentes et que je n’ai jamais vraiment apprécié utiliser le client Mail installé de base sur mon Mac j’utilise depuis plus d’un an Airmail. C’est après tout juste une boîte mail mais au delà de la trouver plus esthétique elle est également mieux conçue, plus complète, plus intuitive et plus pratique à utiliser dès qu’il s’agit de classer un tant soi peu ses mails. En somme, elle est mieux ;) J’ai par exemple commencé à faire un système de classement (qui est loin d’être au point et sur lequel je travaille encore) pour associer des étiquettes à des mails et ranger au fur et à mesure mes mails dans des dossiers. Pour vous donner un exemple très concret, j’ai par exemple créé une étiquette Etsy pour repérer plus facilement tous les mails qui me sont envoyés suite à des commandes sur Etsy. Pour aller plus loin que les étiquettes, je range tous mes mails de façon plus ou moins régulière (ce point là est uniquement lié à ma rigueur qui fluctue) dans des dossiers pour avoir une boîte mail presque constamment vide. Par exemple sans tout vous détailler : un dossier pour les projets archivés (donc totalement terminés), un autre pour les projets sur lesquels je travaille et qui ont été signés et validés et encore un autre pour les projets en cours, ceux qui sont encore en discussion et ainsi de suite. Cela me permet de voir plus clairement ce que j’ai à faire, les mails à traiter étant ceux encore dans ma boîte de réception.

J’utilise également Airmail sur mon téléphone qui est arrivée en début d’année 2016 sur iOS. J’attendais avec impatience le jour où ils allaient sortir leur version mobile et en suis jusqu’à maintenant plutôt satisfaite, préférant n’utiliser qu’un seul client mail sur tous mes supports plutôt que de m’éparpiller sur plusieurs outils. Sur iOS il coûte 4,99€ et au vu de son utilité, le prix est très rapidement rentabilisé !

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Gryzzly pour tracker mon activité

En mai dernier j’avais fait une demande pour tester en version bêta le site Gryzzly, un logiciel de gestion de projet permettant également de suivre le temps passé quotidiennement sur des tâches bien distinctes. J’ai reçu la semaine dernière un mail me prévenant que ça y est, ma candidature avait été prise en compte et teste depuis une semaine le logiciel. Je ne l’ai testé que sur deux projets pour l’instant mais jusque là je suis vraiment très satisfaite des services proposés. Je cherchais depuis longtemps un outil qui me permette de garder une trace du temps passé sur chaque projet, ayant quelques applications pour cet usage sur mon iPhone mais n’étant pas forcément pratiques car étant sur mobile et non directement sur mon ordinateur.

L’utilisation de Gryzzly est extrêmement simple : vous indiquez en amont la date de début du projet ainsi que sa deadline souhaitée, vous définissez les projets sur lesquels vous êtes en train de travailler puis, si besoin, vous y ajoutez chaque activité ou encore tâche devant être accomplie. Une fois ces informations fixées (pouvant être modifiables à n’importe quel moment), lorsque vous êtes en train de travailler sur une activité, vous activez le tracker en cliquant tout bêtement sur le bouton Play du logiciel puis lorsque vous arrêtez, vous faites pause. Votre calendrier se remplira ainsi automatiquement grâce à des couleurs reliées à chaque tâche/projet, vous donnant enfin un vrai aperçu de ce sur quoi vous avez travaillé tout au long de votre semaine.

En plus d’avoir une très jolie interface, le système est très simple mais vraiment très pratique, donnant une vision plus claire du temps alloué à chaque tâche et ce de manière vraiment plus précise. Si vous avez oublié d’activer le tracker, vous pouvez également tout à fait rajouter des plages horaires sur votre calendrier. Attention par contre, vous ne pouvez pas prévoir à l’avance combien de temps vous passerez sur telle tâche, tout l’intérêt de l’outil étant vraiment de savoir combien de temps vous avez passé sur quoi et non combien de temps vous pensez passer sur quelque chose. J’ai vraiment hâte de voir la suite lorsque l’outil ne sera plus en bêta. D’après ce que j’ai vu, Gryzzyly est destiné à être collaboratif pour ajouter plusieurs personnes sur des projets ou encore d’avoir accès à des statistiques. Pour l’instant, vous devez donc être invité ou demander à utiliser l’outil pour pouvoir vous y inscrire, bêta oblige (gratuite pour l’instant). Je ne peux que leur souhaiter de rencontrer du succès, étant déjà largement convaincue par l’utilité de l’outil !

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Et un semainier… papier

J’ai beau adorer tester tout un tas d’outils, que ce soit sur mon ordinateur ou mon téléphone, je reste convaincue qu’un support papier sera toujours tout aussi bon que ses comparses dématérialisés. J’ai donc « investi » dans le fameux petit semainier de chez Hema (trouvable ici dans une nouvelle version) qui était en rupture depuis des mois sur leur site et que j’ai finalement enfin réussi à me procurer à la fin de l’été. Il présente tout bêtement chaque semaine sur une seule page, dans un format suffisamment petit pour ne pas prendre trop de place sur votre bureau et permet aussi de faire des listes sur une page en vis à vis. À chaque début de semaine/journée, j’y consigne tout ce que j’ai à faire en utilisant si possible différentes couleurs pour être bien au courant de mes tâches à venir et de leur type. Je raye/coche ce que j’ai fait et je trouve qu’il n’y a pas meilleur outil pour ça. Le fait de pouvoir physiquement rayer/cocher une tâche donne cette sensation de l’avoir réellement terminée, chose qui n’est pas réellement visible sur un outil numérique, en tout cas de mon point de vue. Pour si peu d’argent (4€ !), c’est un « outil » que je conseille vivement pour avoir une vraie vision de vos semaines à venir ! Prochain outil sur ma liste d’achat : un calendrier mural et mensuel pour savoir précisément comment s’organisent mes semaines/mois à venir !

Et vous alors, vos outils du quotidien ? Que vous soyez freelance ou non je suis sûre que vous avez des « trucs » qui vous aident à être organisé ? :)

17 commentaires sur “Être freelance : les 5 outils que j’utilise au quotidien

  • Repondre Aline - Inspiré & Créé

    Je file découvrir Gryzzly et Freelance App!
    De mon côté, mes outils préférés sont: Buffer et Later pour prévoir mes posts sur les réseaux, Asana pour la gestion de projets et aussi mon semainier papier, j’en avais trouvé un trop beau qui a fini par me faire craquer. x)
    Ah et ToDoIst aussi pour gérer tous mes projets pro et perso et les organiser en petites tâches à cocher!
    Merci pour cet article. =)

    • Repondre La Mouette

      Il faut absolument que je me penche sérieusement sur Asana pour voir si ça pourrait me convenir, ça a l’air plutôt chouette !

  • Repondre Julia

    Yaaaaay des nouveaux outils ! **

    Perso, j’utilise Invoice2Go pour ma facturation/devis… pareil, une cinquantaine d’euros par an. Super raisonnable quand on sait qu’on j’utilise bien bien souvent !
    Excel, on est d’accord : c’est bien l’outil le plus simple et le plus efficace pour avoir une vision d’ensemble.
    Pour tracker mon temps j’utilise Toggle.
    Et ton truc de mail m’intrigue… je vais aller voir ça :)

    Merci pour ce partage :D

    • Repondre La Mouette

      Pour le prix c’est vraiment hyper accessible quand on voit le temps que l’on gagne plutôt que de galérer à faire nous-même nos factures, le système de suivi a l’air chouette aussi sur Invoice2Go ! Il faut vraiment que je teste Toggl aussi, je l’avais noté mais va savoir pourquoi je l’ai encore jamais essayé…

  • Repondre Lucile

    Je ne suis pas Freelance mais j’ai ma boîte dont je suis la seule employée (oui bin c’est pas pareil xD) et mon seul client est la boîte de mes parents en France.

    Je me reconnais pour le tableau excel ! J’étais hyper angoissée à l’idée de devoir gérer ma structure – et donc mettre des sous de côté pour les charges etc. En plus je me paye à la fois en salaire et en dividendes, le taux d’impôts n’est pas le même.. BREF. J’ai un mega tableau qui prend en compte ce que je gagne, mes dépenses pros, combien j’ai retiré en salaire, en dividendes, le solde de mon compte bancaire, et j’ai des formules pour calculer mes charges, mes impots et combien de sous j’ai le droit de prendre sur mon compte xD

    Sinon j’utilise pas mal les outils google parce que la boîte de mes parents a souscrit à google pour les pros (donc adresses pro sur gmail etc) et mon principal client pour lequel j’ai une adresse email de presta l’utilise aussi. Je trouve l’agenda hyper pratique comme c’est synchronisé avec le mobile. Je déteste noter mon agenda sur papier, depuis la prepa mes agendas restaient désespérément vides.

    • Repondre La Mouette

      Je suis également passée très récemment sur Google Pro pour y mettre mes adresses mails tout en n’optant pas pour des adresses gmail, pourtant je n’ai encore jamais utilisé l’agenda, j’essaye de ne pas trop être reliée à Google malgré tout ce que je peux y mettre… c’est un peu bête, après j’ai tendance à préférer d’avoir des applications plutôt que des outils en ligne (mis à part Gryzzly et Freelancer), sinon ça fait toujours des milliers (j’exagère… :D) d’onglets ouverts et je finis par m’y perdre

  • Repondre Summer Girl

    Je ne suis pas encore freelance mais avec 2 bébés, le boulot et le blog à gérer je m’intéresse beaucoup à tout ce qui touche de près ou de loin à l’organisation. J’avais déjà entendu parler d’Airmail mais je n’ai pas encore testé, j’ai aussi plusieurs boîtes mails et ça pourrait être une bonne solution pour m’y retrouver plus facilement.
    Merci pour cet article hyper complet :)

    • Repondre La Mouette

      Oula oui effectivement, sans être freelance le quotidien peut parfois être chargé ! Airmail peut être chouette effectivement si tu as plusieurs boîtes mails ! J’avais essayé CloudMagic il me semble que j’aimais moins (qui vient tout juste d’être transformé en Newton). Merci de m’avoir lue ! :)

  • Repondre Ocilia

    Je ne suis pas freelance mais au bureau j’utilisais Toggl pour me rendre compte du temps que je passais sur chaque projet.

    Au niveau papier, je m’organise avec un bullet journal.

    Je suis intriguée par Airmail, je vais essayer (je n’aime pas l’appli mail sur mac non plus)

    Merci pour cet article !

    • Repondre La Mouette

      Il faut que j’essaye Toggl également pour voir lequel est le plus efficace, le bullet journal c’est vraiment chouette aussi pour bien s’organiser ! Mais je suis tête en l’air, je finis toujours par oublier de m’en servir et j’avais fini par abandonner…
      Merci à toi !

  • Repondre Elise

    Merci pour la découverte de Freelancer-app, je cherchais justement quelque choses pour gérer plus facilement les factures (je les fais à chaque fois sur Indesign… et ça prend du temps)

    A bientôt !

    • Repondre La Mouette

      Olala oui effectivement tu dois perdre un temps fou à devoir les faire à chaque fois sur InDesign ! Je te conseille vraiment Freelancer pour le coup, l’outil est hyper complet et les factures se personnalisent facilement (aussi bien pour rajouter ton logo, changer la couleur de certains textes…) :)

  • Repondre En liens cette semaine #25 – L'océan de la vie

    […] chiner ici et là des conseils sur la vie de freelance, particulièrement lorsque c’est Florence qui en parle (j’aime tellement suivre […]

  • Repondre Amélie

    Merci pour la découverte de ces outils, je ne connaissais pas airmail et grizzly. Freelance depuis quelques mois, j’utilise excel (et comme toi je ne pensais pas m’y mettre un jour ^^) pour faire mes devis/factures (j’ai créé des templates assez simple dessus, je n’ai plus qu’a remplir les cases, indesign étant devenu trop contraignant). Sinon pour le partage de fichiers avec les clients, je jongle entre dropbox et google drive. Et j’ai également un bon agenda papier pour noter toutes les tâches à faire, les outils les plus simple sont souvent les meilleurs :)

  • Repondre Au'riginalité

    J’ai fait le plein de jolies découvertes pour réussir à m’organiser davantage. Pour ma part, j’utilise un bullet journal depuis quelques mois et pour l’instant j’en suis pleinement satisfaite :) J’utilise aussi google calendar sur ordi et téléphone pour pouvoir y synchroniser mes rendez vous :)
    Bises,

    Aurore / Au’riginalité du blog http://auriginalite.com

  • Repondre Jospeh Perro

    Hello,
    Merci pour cet article !! Moi j’utilise https://freebe.me depuis quelques jours, c’est exactement ce que je cherchais ! Freelancer app c’est cool mais l’interface et l’experience sont pas ouf

    Sinon TRello pour l’organisation + Spark pour les mails

  • Repondre Maxime Gaul

    Hello les freelances !

    Si vous voulez une solution plus complète et gratuite pour gérer votre calendrier de missions et le partager à vos clients de manière confidentielle selon les projets, n’hésitez pas à tester Wibby : https://wibby.app/

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